date_saved: 2007-07-25 12:30:08
التصنيف: business_and_finance
مقالة - سلعة:
مقدمة
العنوان ، "يحتاج المديرون الماليون إلى معرفة المغالطات الكامنة وراء" العمل كالمعتاد "" هو جزء من سلسلة من الأوراق البيضاء التي تركز على تحسين عمليات الأعمال. تسلط هذه الدفعة الضوء على:
• الدور الحيوي الذي تلعبه الحسابات المدينة في بيئة الأعمال
• التكاليف الخفية الهائلة المرتبطة بإنشاء مستندات حسابات القبض
• حسابات القبض مقابل إدارة الذمم المدينة
• حلول مثبتة في العالم الواقعي للتخلص من هذه التكاليف الباهظة
الهدف من هذا المستند التعريفي التمهيدي هو توعية المديرين الماليين بأن "العمل كالمعتاد" ليس دائمًا عملاً فعالاً.
تعريف البيان
"الشركات الأمريكية تدفع أكثر من 200٪ أكثر من اللازم لكل معاملة فاتورة" - IDC
عمل كالعادة
على مدار العقد الماضي ، ركزت الأعمال بشكل أساسي على تحسين العمليات التجارية الأساسية: التصنيع والتوزيع وتخطيط موارد المؤسسات. في هذه المجالات ، تقوم الشركات بأتمتة العمليات بسرعة ، وخفض التكاليف وزيادة الإنتاجية. في قلب كل عمل يتدفق شريان الحياة - النقد!
يمكن القول أن توليد الإيرادات هو أهم وظيفة لأي شركة. إدارة هذه الأصول المستحقة القبض هي مهمة شاقة. على الرغم من أن تحويل هذه الذمم المدينة إلى نقد يتطلب مستوى كبير من المشاركة.
الموظفون والعمليات التي تدير أصول المستحقات:
• إدارة 100٪ من إيرادات الشركة
• العمل كنقطة اتصال خدمة لجميع العملاء تقريبًا. (فقط المبيعات وخدمة العملاء تتحدث أكثر مع العملاء.)
• تكبد آلاف الدولارات من التكاليف الصعبة والميسرة في معالجة الذمم المدينة
• جرح أو تحسين خدمة العملاء ورضاهم ، مما يؤدي إلى زيادة أو نقصان في الإيرادات
إدارة الأصول المستحقة القبض هي مهمة معقدة. إنه يعالج تداعيات الممارسات الخارجة عن سيطرة المدير المسؤول. يتطلب موازنة الأولويات المتعارضة. يتأثر بحالة الاقتصاد المحلي والعالمي ، وأسعار الفائدة ، وأسعار الصرف الأجنبي ، واللوائح والممارسات المصرفية ، وقوانين الأعمال ، وعوامل أخرى.
التميز في إدارة المستحقات هو مزيج من الفن والعلم على حد سواء ؛ يتضمن العمليات التجارية ، والأدوات التقنية ، ومهارات الموظفين ، والتحفيز ، وثقافة الشركة ، وتغيير السلوك لدى العملاء وزملاء العمل ، والهيكل التنظيمي والمقاييس ، والحوافز ، والمرونة للتعامل مع التأثيرات الخارجية المتغيرة.
توقعات الإدارة
على الرغم من أن عملية إدارة المستحقات متضمنة للغاية ، إلا أن توقعات الإدارة للنجاح عالية للغاية. إذا تمت الإجابة بصدق ، فإن معظم الشركات تتوقع أيامًا مستحقة الدفع لمدة 30 يومًا أو أقل وتتسامح فقط مع الديون المعدومة التي تقل عن عُشر واحد في المائة. كل هذا يجب تحقيقه بتكلفة تساوي حوالي اثنين أو ثلاثة أعشار بالمائة من الإيرادات.
هل هذه الرغبات حقيقية؟ نعم ، لكن هل هم واقعيون؟ لمعرفة ذلك ، يجب علينا تحليل البيئة التي تم إنشاؤها لإدارة مستحقاتنا. قال كيفن كرين ، مؤلف تصميم إستراتيجية المستندات ، إن الأمر الأفضل ، "الطريقة التي ندير بها المستندات تقول الكثير عن كيفية إدارة الأعمال." والسؤال الذي يجب طرحه هو ، "هل بيئة الذمم التقليدية هذه تعزز نجاح أو فشل الرغبات المذكورة أعلاه؟" بقدر ما هو ضروري لأن عمليات القبض على الأعمال التجارية ، فإن التكاليف المرتبطة ليست كذلك.
الخطوات اليدوية لإعداد الفواتير
• ترد الطلبات الورقية إلى الشركة عبر البريد أو الفاكس
• يتم استخدام مجلد الملفات لبدء حزمة الطلب
• يتم إدخال الأمر في النظام
• يتم إرسال إقرار الطلب الورقي بالبريد أو بالفاكس إلى العميل
• يتم إنشاء بطاقة اختيار الورق ، ثم إرسالها إلى المستودع لسحب المنتج
• طباعة نسخ متعددة من بوليصة الشحن للشحن
• يتم إرجاع نسخة موقعة من بوليصة الشحن إلى الشركة
• يتم إرسال الفاتورة الورقية بالبريد أو بالفاكس إلى العميل
• حزمة الطلب ، والتي تتضمن طلب العميل ، وإقرار الطلب ، وتذكرة الاختيار ، وبوليصة الشحن الموقعة ، ويتم حفظ نسخة من الفاتورة فعليًا في خزانة تعبئة تستهلك مساحة مكتبية قيّمة
كفاءة الأعمال
قادة الأعمال اليوم مضطرون أكثر من أي وقت مضى لتبسيط عمليات أعمالهم من أجل خفض التكاليف وتحسين الكفاءة. إذا كان العمل الأساسي للمؤسسة هو إنتاج المنتج "X" ، فإن خط عملها الثاني هو إدارة المستندات التي تتحكم في تدفق هذا المنتج. لسوء الحظ ، تقدر شركة أبحاث السوق eMarketer Inc. أن "84 إلى 98 بالمائة من جميع عمليات التحصيل من شركة إلى شركة لا تزال تنطوي على حجم كبير من تكاليف الورق". هذا يعني أن المنظمات لم تحقق سوى جزء بسيط من فرصة خفض التكاليف. تشمل هذه التكاليف:
• بلى الطابعة
• الحبر
• ورق
• النماذج المطبوعة مسبقا
• المغلفات
• رسوم البريد (التي ارتفعت بنسبة 5.4٪ في جانوا